ELO Digital Office
Digitální správa dokumentů v souladu s legislativou
Správa firemních dokumentů dnes znamená mnohem víc než jen jejich digitalizaci. Klíčovou roli hraje dodržování legislativních požadavků, ochrana citlivých údajů a zajištění dlouhodobé důvěryhodnosti.
Systém DMS/ECM ELO poskytuje kompletní řešení pro elektronickou správu dokumentů v souladu s aktuální legislativou a evropskými normami.
Řešení pomáhá organizacím bezpečně ukládat, spravovat, kontrolovat a archivovat dokumenty během celého jejich životního cyklu.
Je vhodné pro firmy, veřejnou správu i organizace, které potřebují splňovat požadavky na bezpečnost, audit, ochranu osobních údajů i dlouhodobé uchování dokumentů.
Jednoduché uživatelské prostředí
Přehledné rozhraní systému ELO umožňuje rychlou orientaci v dokumentech, procesech i archivech bez zbytečné složitosti.
Uživatelé mají k dispozici intuitivní nástroje pro práci s dokumenty, vyhledávání, kontrolu i schvalování v každodenní praxi.
Přehledné a intuitivní řešení
Snadná orientace v dokumentech, procesech i archivu
Díky přehlednému zobrazení, rychlému vyhledávání a jednoduché práci s dokumenty lze systém snadno využívat napříč celou organizací.
„Mějte firemní dokumenty vždy dostupné, bezpečně uložené a v souladu s legislativou.“
Bezpečné ukládání, rychlé dohledání a kontrola dokumentů v jednom systému.
Neomezené možnosti vyhledávání
Vyhledávání v systému ELO je rychlé a přesné. Potřebný dokument, smlouvu nebo datovou zprávu lze dohledat během několika sekund.
- Vyhledávání dle metadat, klíčových slov a filtrování
- Fulltextové vyhledávání
- Uložená oblíbená hledání
- Zobrazení naposledy otevřených dokumentů
- Okamžitý přístup ke správným souborům a informacím
Práce s dokumenty a legislativa
Moderní správa dokumentů dnes zahrnuje nejen jejich digitalizaci, ale také schopnost plnit legislativní povinnosti, chránit citlivé údaje a zajistit dlouhodobou důvěryhodnost dokumentů.
ELO pomáhá tyto požadavky plnit automatizovaně, přehledně a s minimálním administrativním zatížením.
Klíčové funkcionality pro legislativně správnou správu dokumentů
- Důvěryhodný archiv
- Neporušenost a autenticita dokumentů
- Anonymizace smluv
- Začerňování citlivých dat
- Datové schránky
- Digitalizace workflow
- Soulad s nařízením eIDAS
- Kontrola elektronických podpisů
- Časová razítka
- Hlídání expirace
- Elektronická skartace
- Skartační řízení
Systém DMS/ECM ELO je průběžně rozvíjen tak, aby odpovídal měnící se legislativě a požadavkům na bezpečnou elektronickou správu dokumentů.
Anonymizace dokumentů
Odstranění nebo skrytí citlivých údajů v dokumentech podléhajících zákonným povinnostem, například v souvislosti se zákonem o Registru smluv.
Bezpečné zveřejňování dokumentů bez rizika úniku citlivých informací.
Elektronické podpisy a pečetě
Podpora elektronického podepisování dokumentů, časových razítek i elektronických pečetí pro ověřitelnou a důvěryhodnou správu.
Vyšší jistota pravosti a integrity dokumentů.
Datové schránky a workflow
Automatické stahování datových zpráv a jejich následné zpracování v návaznosti na interní procesy a schvalovací workflow.
Méně ruční práce, vyšší rychlost a lepší kontrola.
Důvěryhodné digitální uložení
ELO může fungovat jako důvěryhodné dlouhodobé digitální úložiště pro bezpečné uchování dokumentů a jejich důkazní hodnoty.
Spolehlivý archiv pro dlouhodobou práci s dokumenty.
Legislativní soulad v praxi
- Anonymizace dokumentů a odstranění citlivých dat podléhajících zákonu o Registru smluv (340/2015 Sb.)
- Automatické zveřejnění v Informačním systému registru smluv
- Elektronické podepisování dokumentů, časová razítka a elektronické pečetě
- Automatická kontrola a ověření platnosti elektronických podpisů nově příchozích dokumentů dle eIDAS
- Napojení na datové schránky a automatické stahování datových zpráv
- ELO jako důvěryhodné, dlouhodobé digitální úložiště, tzv. 3D zabezpečený archiv
- Skartační řízení pro elektronické dokumenty
- Splnění požadavků GDPR dle auditu
- Zajištění auditní stopy dokumentu a celého jeho životního cyklu
- Splnění požadavků pro získání certifikací, například ISO, a jejich auditů
Přehledná struktura, kontrola a bezpečnost
Dokumenty lze přehledně členit do složek a podsložek podle potřeb organizace, oddělení, typu dokumentace nebo legislativních pravidel.
Řízený přístup, auditní stopa a kontrola oprávnění zajišťují, že se ke správným dokumentům dostanou pouze oprávnění uživatelé.
Komplexní řešení pro firmy i instituce
- Rychlá implementace a snadné používání systému
- Zaškolení klíčových uživatelů
- Import dat z jiných systémů
- Digitalizace stávajícího papírového archivu
- Nastavení dokumentových procesů a workflow
- Bezpečné uložení, správa a dohledatelnost dokumentů
- Podpora souladu s legislativou a interními pravidly
Chcete spravovat dokumenty bezpečně a v souladu s legislativou?
Napište nám. Pomůžeme vám navrhnout vhodné řešení pro elektronickou správu dokumentů, ochranu citlivých dat, digitalizaci workflow i dlouhodobou archivaci.
Pro delší zprávy a přílohy můžete využít e-mail: zc.noxe@noxe.
ELO od EXONu pro přehlednou, bezpečnou a důvěryhodnou správu dokumentů.
Digitální správa dokumentů jako základ moderní organizace
Díky systému ELO získáte lepší přehled, vyšší bezpečnost, snadnější plnění legislativních povinností a efektivnější práci s dokumenty napříč celou organizací.
Výsledkem je nižší administrativní zátěž, lepší kontrola nad dokumenty a spolehlivý základ pro dlouhodobou a důvěryhodnou správu firemních informací.
