Proces, jehož účelem je získat z dokumentů data bez nutnosti jejich přepisu.

Pořizování dat je v současné době velmi náročné na čas a vynaloženou práci zaměstnanců. Vytěžování může být využito v jakémkoli projektu, kde hlavním cílem je snížit náklady na ruční práci při správě jakéhokoli typu dokumentu pro další elektronické zpracování.


Výhody vytěžování

  • Snížení pracnosti přepisování dat, efektivní nasazení pracovníků

    Vysoce kvalifikovaní účetní nebo jiní pracovníci s vysokými platy mohou být zbaveni podstatné části rutinní práce, což jim umožňuje soustředit se na jejich skutečné úkoly. Ušetříme spoustu času fakturantek, sekretářek a asistentek.

  • Snížení chybovosti a zvýšení kvality dat

    Vstupním chybám pracovníků je zabráněno ihned v možném okamžiku jejich vzniku pomocí kontrol a vizuálních upozornění.

  • Úspory nákladů díky automatizaci

    Manuální zpracování a přepis/pořízení dat je prakticky eliminováno. Ve výsledku může být zpracováno mnohem více dokumentů s méně lidskými silami.

Typy dokumentů, které zákazníci požadují

  • Formulářové dokumenty (dotazníky, předdefinované zákaznické žádosti, daňová přiznání, bankovní formuláře, technické průkazy, technické a technologické formuláře, záznamy o kontrolách, aj…)
  • Faktury přijaté
  • Objednávky
  • Pokladní doklady, účtenky a další typy finančních dokladů

Možné oblasti použití jsou mnohem širší, kromě dalších typů dokumentů, které zákazník potřebuje zpracovat (např. smlouvy), se jedná také o inteligentní zpracování příchozí pošty pro celou společnost nebo strukturovanou digitalizaci již existujících inventářů dokumentů.

Možnosti vytěžování dokumentů

  • Strukturované (formulářové)

    Pevně daná struktura, u kterých jsou vytěžovaná data definována svou pozicí na dokumentu. Jedná se např. o formuláře, kde je struktura vždy pevně daná.

  • Semi-strukturované (faktury, objednávky…)

    Dokumenty, na nichž není pozice vytěžovaných údajů přesně dána. Tyto dokumenty mají obecnou strukturu, která je shodná nebo velmi podobná pro daný typ dokumentu. Jedná se např. o faktury, objednávky aj.

  • Nestrukturované (free-form)

    Zcela volná struktura. Nemají téměř žádné společné charakteristiky. Jedná se o nejnáročnější úlohu ze všech typů vytěžovaných dokumentů.

Vytěžování na míru potřebám zákazníka

  • Včetně dodávky související s HW (servery, skenery či skenovací linky) nebo jako služba formou outsourcingu.
  • Lze upravit či přidat/odebrat položky, které se mají vytěžit.
  • Přizpůsobení se jazykovým požadavkům zákazníka

    Nejen z hlediska rozhraní nástroje, ale především z hlediska jazyka. Není tak problém vytěžovat např. české a zahraniční faktury zároveň.

  • Různé výstupy (exportovaná data).

Nejlepším řešením k uložení dokumentů je využití specializovaného systému pro uchování dokumentů a práci s nimi – DMS (Document Management System).