▷ Digitalizace dokumentů | Digitalizace firemních dokumentů

Nechte si svoji firemní dokumentaci zpracovat u nás, na naší digitalizační lince. Nabízíme digitalizaci Vašich dokumentů, včetně zpracování a vytěžení dat.

Digitalizace faktur

Digitalizace finančních a účetních dokladů a dokumentů. Nejčastěji to jsou právě faktury.

Digitalizace příchozí pošty

Digitalizace zasílané pošty, která se v digitální podobě odesílá zákazníkovi.

Digitalizace archivu

Digitalizace celých archivů i přes různorodost dokumentů v něm a zpětné zachování pořadí.

Digitalizace šanonů

Digitalizace šanonů, složek a pořadačů a zpětné začlenění jednotlivých dokumentů.

Digitalizace personálií

Digitalizace personálních dokumentů, osobních složek, pracovních smluv a životopisů.

Digitalizace formulářů

Digitalizace ručně vyplněných formulářů a dotazníků s ohledem na možné vytěžení.

Váš partner pro digitalizaci dokumentů

Máme zkušený tým expertů a konzultantů, kteří upravují řešení klientům na míru. Nabízíme konzultační služby, pomůžeme vytvořit optimální návrh zpracování Vašich dokumentů. Zpracováváme faktury, smlouvy, objednávky, formuláře, dodací listy, došlou poštu aj. Naskenujeme váš archiv. Šanony roztřídíme, naskenujeme, popíšeme metadaty a vrátíme vše bezpečně zpět. Došlou poštu zpracováváme např. pro společnost ZAPA beton a.s., kdy denně digitalizujeme faktury. Následně zasíláme zpracovaná data do mateřské společnosti.

Dokumentové skenery

Dokumentové skenery jsou využívané převážně pro hromadné skenování velkého množství dokumentů. Díky velkokapacitnímu podavači jsou tyto skenery schopny skenovat desítky tisíc dokumentů denně. Na těchto skenerech je možné skenovat i dokumenty ve formátu A3. Jsou využívány převážně pro tzv. komerční digitalizaci, jelikož umožňují rychlejší skenování a dokáží pojmout více dokumentů najednou. Jedná se o faktury, formuláře aj. Digitalizované dokumenty je možné uložit do digitálního archivu, ke kterému budete mít přístup kdykoliv. Případně je možné použít externí paměťová zařízení.

Jak probíhá digitalizace v praxi?

Digitalizace není jen o samotném skenování, ale je to rozsáhlý proces. Digitalizaci lze pojmout jako komplexní službu od převzetí dokumentů, roztřídění, skenování, zpětné kompletace po naskenování, indexace, vytěžení dat, tvorbu datových struktur až po vrácení originálů a digitální formy. Případně je také možná následná skartace.
Dokumenty je možné přivést a skenovat najednou. Např. faktury se zpracovávají každý den. Naskenují se, vytěží a odešlou do digitálního archivu.

Připravili jsme speciální webinář na téma "Jak probíhá a co přináší digitalizace papírového archivu?". Aneb, není to pouze o skenování.
Krátký sestřih webináře k dispozici níže. Ke shlédnutí celého záznamu se prosím registrujte.

JAK MŮŽE VYPADAT PROCES DIGITALIZACE?

Digitalizace přináší rovněž vytěžení dat např. z faktur, kdy zákazníci nám zasílají faktury a vytěžení dat probíhá na našem digitalizačním pracovišti. Zákazník poté platí za vytěženou stránku faktury, nemusí pořizovat vlastní software a starat se o potřebný server. Digitalizaci vytváříme na míru konkrétního zákazníka. Příklad, jak takový proces může vypadat, je ilustrován na následujícím obrázku, který zobrazuje zpracování přijatých faktur formou služby. Součástí je rovněž vytěžování dat z faktury a následná kontrola (tzv. validace).

PŘÍPRAVA PŘED SKENOVÁNÍM

Ve fázi přípravy probíhá roztřídění dokumentů, které zahrnuje např. vyjmutí ze šanonů, rozešití, zbavení spojek aj. Pro hromadné skenování lze automaticky oddělovat jednotlivé dokumenty od sebe, např. využitím čárových kódů, prázdných stran apod. Např. pro oddělení faktury a přílohy.

Pojmenování / indexace / třídění

Indexace je proces, ve kterém se dokument pojmenuje klíčovou informací, aby bylo možné jej v případě potřeby efektivně vyhledat. Digitalizace ulehčuje vyhledávání a třídění dokumentů a můžeme přenést digitalizované dokumenty např. do DMS/ECM systémů, kde s nimi je možné efektivně pracovat.

OCR VRSTVA

Vytváříme nad naskenovanými dokumenty OCR vrstvu. Výstupem je např. PDF soubor, ve kterém je možné fulltextově vyhledávat informace. Zajistíme tak strojovou čitelnost u naskenovaných souborů. Vytěžení je možné i z ručně psaných textů (např. formuláře).

VÝSTUPNÍ FORMÁTY

Skenuje se do několika formátů. Záleží na konkrétním typu skenovacího softwaru. V každém případě jsou to formáty TIFF, PDF, PDF/A a JPEG. U knižních skenerů lze navíc skenovat i do formátů BMP, PNG, DNG a JP2. Je možné skenovat dokumenty v různé kvalitě, rozmezí je 200 až 600 DPI. Standartní texty se skenují většinou na 300 DPI a například obrázky je lepší skenovat alespoň na 400 DPI, záleží na konkrétním účelu. Samozřejmostí je nastavení barevnosti skenování (černobíle, barevně, ve stupních šedi apod.). V případě zájmu lze elektronická data zálohovat do našeho datového uložiště. Díky tomu je možná následná úprava dat bez opětovného přesouvání originálních dokumentů.

KVALITA SKENOVÁNÍ NA PRVNÍM MÍSTĚ

Digitalizace umožňuje korekci a vyčištění obrazu např. u znečištěných či poškozených dokumentů. Případně lze také odfiltrovat určitou barvu. Samozřejmostí je také natočení a ořez, aby výsledné skeny odpovídaly přáním zákazníka a standardům digitalizace. Z hlediska dlouhé zkušenosti a působení na trhu je standardem ochrana osobních údajů. Celý proces digitalizace se provádí v souladu s normami ISO 9001 a ISO 27001.

Nejčastěji digitalizované dokumenty

Smlouvy, objednávky, dodací listy, došlá pošta
Formuláře, dotazníky, ankety
Faktury
Personální dokumenty (pracovní smlouvy, cestovní příkazy, posudky...)
Ceníky, výpisy
Fotografie, diapozitivy

Digitalizujeme pro významné instituce

Digitalizujeme pro knihovny, muzea, archivy, soukromé společnosti, státní instituce či výrobní společnosti. Více referenčních projektů naleznete v sekci reference.