Tři tipy, jak vybrat vhodnou firmu pro digitalizaci historických dokumentů

Pokud s digitalizací nemáte žádné zkušenosti, mohou nastat oprávněné obavy svěřit své dokumenty (archiválie) k digitalizaci někomu jinému. Pokud se obáváte např. poškození nebo ztráty, máme pro Vás pár rad, které by Vám mohly pomoci.

Zjistěte, jak vypadá digitalizační centrum

Komu své archiválie svěřuji? Mnoho firem nabízí digitalizaci, ale ne vždy chtějí nechat nahlédnout do prostředí, kde digitalizace probíhá. Pro získání větší důvěryhodnosti pomůže, když je možné nahlédnout na pracoviště a potvrdit si, na jakých skenerech se dokumenty digitalizují. Pro křehké knihy je důležité při digitalizaci používat speciální knižní kolébky, které se optimálně přizpůsobí hřebu knihy. Vyhneme se tak namáhání knižní vazby. Pomůže navíc, pokud firma zveřejňuje referenční zakázky.

Ideálním stavem je existence videoprezentace digitalizačního pracoviště, kde nahlédnete do prostředí digitalizace, prohlédnete si skenery, které se k digitalizaci využívají, a zároveň zjistíte podmínky, ve kterých jsou dokumenty skladování. Samozřejmě nejlepší variantou je přímo návštěva digitalizačního pracoviště. Ukázka videoprezentace průběhu digitalizace z našeho digitalizačního centra níže.

Kvalita je na prvním místě

Velice často je konečným rozhodovacím kritériem cena. Věnujte však pozornost tomu, co vše cena obsahuje. V ceně není pouze samotná činnost skenování, ale rovněž příprava před skenováním (nastavení skeneru a kalibrace, příprava materiálů pro digitalizaci), kontrola naskenovaných dat (kvalita, správnost výstupu), pojmenování metadaty, OCR (rozpoznání textu) případně další činnosti s tím spojené. Kvalitní digitalizace si vyžaduje rovněž kvalitní skenovací zařízení (knižní skenery, velkoformátové skenery), které opravdu nejsou levnou záležitostí. Digitalizační centrum Exon využívá nejmodernější technologie. Zakázky pro historické instituce, muzea a významné knihovny vyžadují maximální kvalitu digitalizace (zpravidla 400dpi - 600dpi). Využívají nejmodernější kamery a doprovázený software. Skenery, které Exon využívá, pracují po celém světě v těch nejvýznamnějších institucích.

Šetrné skenování

Knižní kolébka se přizpůsobí hřbetu knihy

Vyzkoušejte digitalizaci na vzorku

Pokud je zakázka většího rozsahu, je vhodné začít s malým vzorkem a ověřit si tak kvalitu digitalizace. Vyzkoušíte si převzetí dokumentů, rychlost provedení zakázky, kvalitu výstupu, komunikaci s dodavatelem, pochopení požadavků nebo případné poškození vráceného materiálu apod. Nedílnou součástí jsou předávací protokoly při předání materiálů k digitalizaci.

Autor článku: Petr Polanský