10 výhod přechodu do bezpapírové firmy

Víte, že až 45% papírových tiskovin skončí na konci pracovního dne v odpadkovém koši? Snížení množství papíru, které organizace používá, se promítá do několika výhod, které jsme vybrali jako ty klíčové. Kromě snížení potřeby fyzických dokumentů se jedná o zvýšení efektivity a produktivity zaměstnanců doprovázené přehlednou archivací vašich dokumentů.

10 výhod bezpapírové kanceláře

Významnou a zásadní výhodou je snížení obchodních nákladů a současné zlepšení produktivity a efektivity zaměstnanců.
Digitální dokumenty lze nejen přehledně a bezpečně archivovat, ale převážně rychle vyhledávat. Usnadňuje nalézt konkrétní informace a dokumenty během okamžiku. Filtrování dokumentů podle různých kritérií a klíčových slov umožňuje rychlé a přesné třídění a organizaci dat a dokumentů. Více o vyhledávání.
Digitální dokumenty zabraňují ztrátě nebo poškození důležitých dokumentů.
Elektronické dokumenty lze snadno upravovat a vytvářet verze.
Bezpapírová firma umožňuje přístup ke všem důležitým dokumentům a informacím odkudkoli a kdykoliv. Zaměstnanci mohou pracovat na svých zařízeních, jako jsou notebooky, chytré telefony a tablety.
Digitální dokumenty jsou v bezpečí. Mohou být chráněny šifrováním a přístupem pouze pro výhradní osoby. Lze automaticky zálohovat data. Vytváří se záznamy o úpravách dokumentů a jejich historii.
Starší dokumenty lze digitalizovat a uložit rovněž do digitálního archivu. Pracujete s naskenovanými dokumenty, jako by byli digitálně pořízeny.
Bezpapírová firma umožňuje ukládání a archivaci dokumentů v souladu s příslušnými zákony a předpisy, např. digitální podepisování. Více o digitální firmě v souladu s legislativou
Zlepšená spolupráce díky sdílení informací mezi zaměstnanci a týmy.
Zlepšená obchodní image firmy. Bezpapírová firma může posílit pověst moderního a ekologicky odpovědného podniku.

Tyto výhody přispívají k efektivnějšímu, udržitelnějšímu a modernějšímu provozu firmy, který je přizpůsoben současným technologickým trendům a požadavkům na ochranu život.

Přechod do bezpapírové firmy

Mnoho firem a institucí stále používá papírové dokumenty ve značné míře. Přechod do bezpapírové práce je obecně považován za krok správným směrem. Organizace se snaží držet krok s pokroky v softwaru, které pomalu eliminují potřebu papíru. I když se tento proces může zdát skličující pro ty, kdo stále pracují s obrovským množstvím papíru, díky výhodám bezpapírové kanceláře se to vyplatí.

Doporučujeme krok po kroku

Když už padne rozhodnutí, že přechod z papírové firmy do digitálního doby skutečně proběhne, doporučujeme začít pozvolna, krok po kroku. Nezačínat digitalizovat všechny požadované procesy, ale zaměřit se na jednu část a tu začít rozvíjet. Možné je např. využít výhod prázdného digitálního archivu, naučit se s ním pracovat, a postupně doplňovat automatické procesy (workfow) dle priorit a doporučení. K tomu pomáhá tzv. analýza.

Digitální firma s ELO ECM SUITE

Centrální archiv - zabezpečení - efektivní práce s dokumenty - komfortní vyhledávání - nástroje spolupráce - workflow a mnoho dalšího...

O výrobci ELO Digital Office GmbH

Výrobcem a distributorem je německá společnost ELO Digital Office GmbH sídlící ve Stuttgartu. Ve svém oboru působí od rou 1998 a zaměstnává na světě více jak 730 pracovníků. Vizí společnosti ELO Digital je stát se světovým leaderem v oblasti správy dokumentů a práce s elektronickými dokumenty. Více informací o společnosti ELO Digital Office.