Document Management System
Digitální správa dokumentů pro moderní firmu
Pomáháme firmám přejít od papírových složek, ručního schvalování a zdlouhavého dohledávání dokumentů k přehledné digitální kanceláři postavené na DMS/ECM platformě ELO.
Řešení pro správu dokumentů umožňuje bezpečně ukládat smlouvy, faktury, objednávky, HR dokumenty i další firemní agendy. Dokumenty jsou dostupné z jednoho místa, s jasnými oprávněními, historií změn a možností napojení na další podnikové systémy.
Co DMS ve firmě řeší
Rychlé vyhledávání
Dokumenty dohledáte podle názvu, obsahu, metadat nebo související agendy bez zdlouhavého procházení složek.
Řízený oběh dokumentů
Schvalování faktur, smluv nebo objednávek probíhá podle nastavených workflow a odpovědností.
Bezpečnost a kontrola
Oprávnění, auditní stopa, verzování a historie změn pomáhají chránit firemní informace.
ELO jako základ digitální kanceláře
Platforma ELO propojuje dokumenty, procesy, metadata a uživatele do jednoho funkčního celku. Nejde pouze o elektronický archiv, ale o nástroj pro řízení firemních informací a každodenních procesů.
Systém lze využít pro malé týmy i rozsáhlé organizace, které potřebují škálovatelné řešení s možností integrace na ERP, CRM, SAP, účetní systémy nebo Active Directory.
Typické funkce
- elektronická archivace dokumentů
- workflow a schvalovací procesy
- verzování a auditní stopa
- fulltextové i metadatové vyhledávání
- řízení přístupových práv
- integrace na podnikové systémy
Kde DMS přináší největší přínos
Faktury a účetnictví
Digitalizace příchozích faktur, schvalování, vytěžování dat a napojení na účetní nebo ERP systém.
Smlouvy a objednávky
Centrální evidence, hlídání termínů, odpovědností, verzí a souvisejících dokumentů.
HR dokumentace
Bezpečná správa personálních dokumentů, pracovních smluv, dodatků a interních žádostí.
Datové schránky
Evidence zpráv, přiřazení k agendám a další zpracování v rámci firemních procesů.
Compliance a GDPR
Řízený přístup k citlivým datům, dohledatelnost změn a podpora legislativních požadavků.
Projektová dokumentace
Jednotné úložiště pro technické, obchodní i provozní dokumenty napříč týmy.
Proč zvolit ELO
- prověřená ECM platforma
- vhodné pro různé velikosti firem
- modulární architektura
- možnost cloud, hybrid i on-premise provozu
- široké integrační možnosti
DMS není jen archiv. Je to digitální centrum firmy.
Dobře navržený systém správy dokumentů zjednodušuje práci zaměstnanců, snižuje chybovost a pomáhá firmě získat lepší přehled nad tím, kde se informace nachází, kdo s nimi pracuje a v jaké fázi procesu se dokument nachází.
Díky tomu může být ELO základem pro bezpapírové fungování firmy i pro další automatizaci interních agend.
Chcete zjistit, jak může DMS fungovat u vás?
Pomůžeme vám zanalyzovat současné procesy, navrhnout vhodné řešení a připravit implementaci ELO podle potřeb vaší firmy.