EXON | Co jsou to systémy DMS a ECM?

Co je DMS/ECM?

Vytváříme bezpapírové, digitální či elektronické kanceláře. Z angličtiny "paperless office" nebo "digital office". Vysvětlíme si, co znamenají zkratky DMS a ECM a jaký je mezi nimi rozdíl.

Pro digitalizaci firem a institucí existují dva základní termíny: DMS a ECM. DMS je zkratka pro "Document Management System", neboli elektronická správa dokumentů. ECM je zkratka pro "Enterprise Content Management", kde se objevuje navíc slovo "content". ECM není pouze o dokumentech. Je možné v něm spravovat jakýkoliv obsah a digitalizovat interní procesy. ECM je ve zkratce "inteligentní řízení obsahu a informací."

Co je DMS systém?

DMS je specializovaný systém, který se zaměřuje výhradně na správu dokumentů. Jeho hlavním účelem je uchovávat, organizovat, verzovat, zpřístupnit a spravovat elektronické dokumenty během jejich životního cyklu. DMS si můžeme představit jako digitální kartotéku se zvýšeným zabezpečením. Používá k digitalizaci a archivaci souborů, sledování a správě nových dokumentů během jejich životního cyklu.

Co je ECM systém?

ECM je komplexnější systém, který zahrnuje mnohem širší škálu obsahu než jen dokumenty. Kromě správy dokumentů se zabývá i dalšími typy obsahu, jako jsou obrázky, videa, e-maily atd. Poskytují rozsáhlejší sadu funkcí, jako je správa toků pracovních postupů, správa metadat, integrace s dalšími systémy či analýza obsahu. ECM systémy mají tendenci být více škálovatelné a schopné integrovat se do různých oblastí organizace, což umožňuje lepší spolupráci a automatizaci procesů.

Jaký je rozdíl mezi DMS a ECM?

Navzdory podobnosti mají oba systémy několik významných rozdílů. DMS je v podstatě méně pokročilá verze ECM. Systémy DMS se používají ke správě elektronických dokumentů, přičemž hlavní důraz je kladen na strukturované dokumenty, jako jsou soubory Word, PowerPoint, Excel nebo PDF. Jsou obvykle vybaveny technologií OCR (optické rozpoznávání znaků), což usnadňuje následnou práci s naskenovanými dokumenty. Na dokumenty se vytvoří tzv. OCR textová vrstva.

Systém ECM je pokročilý prostředek pro ukládání a správu dokumentů a dalšího obsahu. ECM lze použít ke všemu, co DMS umí, ale jsou pokročilejší a výkonnější. Jedním z hlavních kontrastů mezi softwarem DMS a ECM je to, že zatímco systém DMS se používá hlavně k organizaci strukturovaných dokumentů, ECM může spravovat obrázky, grafiku, obsah webových stránek, e-maily, video a audio soubory, multimédia a více.

Celkově lze říci, že DMS je specializovaným systémem pro správu dokumentů, zatímco ECM je komplexnějším systémem, který zahrnuje širší škálu obsahu a poskytuje pokročilé funkce pro řízení a automatizaci pracovních postupů a procesů.

ELO ECM Suite jako srdce Vaší společnosti

Pro DMS/ECM používáme technologii ELO ECM Suite. U všech projektů DMS/ECM, které jsme za existence společnosti EXON implementovali, se ELO osvědčilo jako bezpečné a flexibilní řešení pro digitalizaci firem a institucí jakékoliv velikosti. Nejen s ohledem na naše zákazníky, ale i celosvětové reference potvrzují, že lze ELO implementovat ve kterémkoliv oboru podnikání. Rozdělení referencí naleznete na ELO dle segmentu podnikání.

Na vybrané projekty se můžete podívat v referencích. Více o DMS/ECM od společnosti EXON.

ELO přináší dynamické techniky, strategie a nástroje, které mohou předávat data, obsah a třídit velké množství nestrukturovaných dat. Minimalizuje provozní náklady, umožňuje bezpapírovou práci a podporuje efektivní interní postupy. Samozřejmostí je sledování celého životního cyklu dokumentů a důraz na zabezpečení a systematicky přístup k ochraně dat.

O výrobci ELO Digital Office GmbH

Výrobcem a distributorem je německá společnost ELO Digital Office GmbH sídlící ve Stuttgartu. Ve svém oboru působí od rou 1998. Vizí společnosti ELO Digital je stát se světovým leaderem v oblasti správy dokumentů a práce s elektronickými dokumenty. Více informací o společnosti ELO Digital Office.