Digitalizace a zpracování došlé pošty pro ZAPA BETON

Betonářská společnost ZAPA BETON od roku 2011 využívá služby společnosti EXON pro každodenní zpracování došlé pošty. Denně je na P.O. BOXu převzata doručená fyzická pošta včetně pošty doporučené. Dokumenty jsou roztříděny a digitalizovány (přijaté faktury a ostatní dokumenty) a odeslány v balíčcích do vytěžovacího nástroje. Data jsou následně nejpozději ve 13:00 h exportována do mateřské společnosti.

Zpracování došlé pošty na denní bázi

Zpracování došlé pošty probíhá ve velmi krátkém čase od přijetí. Každý den do 13. hodiny jsou data digitálně exportována zákazníkovi.

P.O. Box – vyzvednutí fyzických dokumentů

Každý den probíhá vyzvednutí došlé korespondence na pobočce České pošty, včetně doporučené.

Příprava před skenováním

Rozešití a roztřídění dokumentů dle typu: přijatá faktura a jiná korespondence.

Označení dokumentů

Pro automatizovanou digitalizaci jsou jednotlivé dokumenty odděleny čárovými kódy a QR kódy, aby systém rozpoznal začátek a konec dokumentu (faktura + příloha).

Skenování

Digitalizace probíhá na velkokapacitních skenerech. Systém díky přiloženým QR kódům automaticky rozdělí dokumenty, které spolu souvisí.

Kontrola a vytěžení faktur

Po naskenování probíhá vizuální kontrola. Následně jsou data exportována do vytěžovacího nástroje, kde jsou faktury automaticky rozpoznány vytěžovacím nástrojem.

Export dat zákazníkovi

V dalším kroku jsou data (skeny + metadata) předána zákazníkovi. V tomto případě nahrány přímo do DMS systému zákazníka. Naskenované dokumenty jsou poté archivovány v popsaných boxech. Zákazník přibližně 1x měsíčně roztříděné dokumenty vyzvedne.

Outsourcing digitalizace

Digitalizační centrum zpracovává denně komerční i historické dokumenty na moderních technologiích skenerů i2S a specializovaných softwarových nástrojů.

Seznamte se s digitalizací
v Exonu

V kostce

Spolupráce od roku 2011
Roční zpracování > 250 tis. faktur
Export dat do 13 h každý pracovní den
Vytěžení dat z faktur

Výhody outsourcingu digitalizace

Úspora nákladů na pořízení a servis velkokapacitních dokumentových skenerů a doprovodného software.
Úspora času a lidských zdrojů na rutinní činnosti.
Snížení nákladů na zpracování dokumentace.
Centralizace dat na jednom místě.
Snížení chybovosti přepisu dat na minimum díky automatickému vytěžení (OCR software).
Možnost integrace do ERP, DMS/ECM, CRM, účetních či jiných systémů.
Přísné respektování platných právních úprav.
Zodpovědnost za dodržování termínu a požadovanou kvalitu předaných dat je na straně dodavatele.

Jak probíhá zpracování došlé korespondence

Od převzetí, třídění dokumentů k samotnému skenování.

Chcete digitalizovat i Vaší došlou poštu?

Kromě došlé pošty digitalizujeme knihy, plakáty, výkresy, archivy, aktuální či historické předlohy různých formátů a velikostí. Pro delší zprávy a přílohy můžete využít email: .