Skenováním digitalizace nekončí

Pro časopis IT systems jsme v rámci PR připravili článek na téma: "Skenováním digitalizace nekončí." Pojmy digitalizace a skenování se často nerozlišují a považují se za totožné termíny. Ve skutečnosti je ale skenování pouze prvním krokem k dalšímu zpracování dokumentu. I když se tedy často hovoří o digitalizaci dokumentů, smyslem není pouze dokumenty digitalizovat (nafotit/naskenovat), ale připravit je tak, aby s nimi bylo mož­né následně pracovat v systému DMS.

Celý článek je k dispozici na webu IT Systems.

Skenování je první fáze digitalizace

Digitalizace je komplexní proces zpracování dokumentů od naskenování fyzického dokumentu, přes vytě­že­ní, pojmenování, opatření metadaty až po export do DMS. Posláním digitalizace je provést maximum operací před vložením naskenovaných dokumentů do systému DMS nebo elektronického archivu. V článku jsme se věnovali:

• Jak celý proces digitalizace probíhá a její různorodost.
• Rozdíl digitalizace z pohledu typu dokumentu: firemní dokumenty, velkoformátové a specifikace v případě digitalizace knih.
• Jak probíhá příprava na skenování: převzetí fyzických dokumentů, roztřídění, rozčlenění na typy dokumentu a formátu. Rozešití a odstranění sponek. Využití automatické separace pomocí např. čárových a QR kódů.
• Pojmenování dokumentů z hlediska budoucí manipulace s digitálním dokumentem.
• Jak se vytváří metadata, proč je nepodceňovat a k čemu slouží v DMS systému.
• K čemu slouží OCR vrstva a proč je důležité ji nepodceňovat, např. z pohledu následného fulltextového vyhledávání?
• Jak pracovat s papírovými fakturami v moderních technologiích. Jak fungují vytěžovací nástroje.
• Jak se následně pracuje s dokumenty v DMS systému? Pokud je první fáze digitalizace využita na maximum, můžeme s dokumenty pracovat tak, jako kdyby vznikly v elektronické podobě přímo v DMS systému. V článku jsme vybrali zásadní funkce pro naskenované dokumenty: vyhledávání, provázanost, workflow a nástroje spolupráce.
• Porovnali jsme možnosti, zda skenovat vlastními silami nebo outsourcovat. U větších objemů je určitě vhodné outsourcovat. Pro a proti naleznete v článku.

Elektronizace pomalu nahrazuje fyzické papíry. S takřka expo­nen­ci­ál­ním nárůstem datových schránek (více jak 1,4 milionu) a příchodem bankovní identity bude tento trend rozhodně pokračovat. Nicméně s fyzickými dokumenty se setkáváme dnes a denně a je vhodné s nimi efektivně pracovat. A jak digitalizujete dokumenty u vás?

autor článku: Petr Polanský ve spolupráci s kolegy, vydání 3/2022.