Jak dlouho musíme archivovat doklady?
V rámci digitalizace je namístě si rovněž říci, jak dlouho je ze zákona povinné uchovávat doklady a dokumenty, jako jsou účetní doklady či personální dokumenty. Často se nás na toto téma ptáte, a jelikož je toho relativně hodně, rozhodli jsme se Vám tuto problematiku sepsat do krátkého článku.
V Exonu preferujeme digitální formu archivování, bavme se tedy o elektronické archivaci dokladů. V tomto ohledu musíme splnit předpoklady pro elektronickou archivaci, a to v rámci důvěryhodného úložiště.
Co je důvěryhodný dokument?
-
Původ, pravost a neměnnost
Aby dokument splňoval vlastnosti důvěryhodnosti, musíme být schopni jednoznačně určit původ a pravost v čase, po celý jeho životní cyklus. Důvěryhodný dokument je čitelný a můžeme zajistit, že jej nikdo neporušil. -
Elektronicky podepsán
Veškeré osobní změny zaměstnanců jsou evidovány, např. změny bydliště, čísla bankovního účtu nebo dosažená vzdělání. Změny jsou formou úkolů předány na personální oddělení, zároveň jsou k dispozici mzdovému účetnímu. Na toto téma je zajímavý pojem žurnálování dokumentů, který zaručí, že nám stačí jedno časové razítko na větší počet dokumentů. Více o důvěryhodném archivu a jeho funkcích.
5 let
Účetní doklady, účetní knihy, odpisové plány, inventurní soupisy, účtový rozvrh, počínajících koncem účetního období, kterého se týkají.10 let
Účetní závěrky a výroční zprávy. Daňové doklady pro plátce DPH. Na otázku: „jak dlouho archivovat faktury?“ pro plátce DPH je tedy odpověď: 10 let.3 roky
Stejnopisy evidenčních listů.30 let
Mzdové listy nebo účetní záznamy pro účely důchodového pojištění (u mzdových listů nebo účetních záznamů pro výpočet starobního důchodu po dobu 10 let). Personalistika je na dokumentaci velice náročná.
Jak dlouho uchovávat účetní doklady?
Dle zákona o účetnictví, konkrétně č. 563/1991 Sb. (§ 31 a § 32) jsou lhůty pro uchování účetních záznamů (pozn.: počínajících koncem účetního období, kterého se týkají) a Zákona o dani z přidané hodnoty, konkrétně č. 235/2004 Sb. § 35:
Jak dlouho archivovat personální dokumenty?
Dle č. 582/1991 Sb. § 35a Zákona o organizaci a provádění sociálního zabezpečení (zákon č. 582/1991 Sb.) jsou zaměstnavatelé povinní uchovávat následující doklady:
DMS/ECM jako důvěryhodný archiv
Krátce jsme shrnuli ty nejpodstatnější archivační lhůty účetních dokladů. Neznalost zákona neomlouvá, proto doporučujeme si v klidu pročíst dané zákony. Pokud chcete mít absolutní přehled o vašich dokumentech, nemusí být pouze ze zákonného hlediska, využijte elektronickou archivaci dokumentů v prostředí systému pro správu dokumentů a obsahu DMS/ECM ELO od společnosti EXON. Archiv může vypadat jako na obrázku níže.
Důvěryhodný archiv je pouze jednou z mnoha funkcí, které DMS/ECM ELO nabízí. Může fungovat jako centrální úložiště všech podnikových systémů a pracovat v tichosti na pozadí v roli jednotného archivu v rámci celé technologické infrastruktury společnosti. Více o ELO jako centrální archiv.
DMS/ECM ELO jako integrátor systémů do centrálního archivu. Více o projektu + případová studie.
Autor článku: Petr Polanský
Mohlo by se vás také zajímat
Stanovení ceny za digitalizaci
Digitalizace není jen o skenování, zahrnuje více provázaných činností. Jak a podle čeho se stanovuje cena za digitalizaci?
7 důvodů, proč si nechat digitalizovat dokumenty
Digitalizace formou služby přináší nespočet výhod pro koncového zákazníka. Ptáte se, jaké to mohou být?
Výhody digitalizace personalistiky
HR oddělení je na dokumenty náročné. Příklad, jak lze personalistiku efektivně digitalizovat.
Více článků od společnosti EXON
