Digitalizací k bezpapírové personalistice
Personální oddělení je na dokumenty zpravidla velice naročné, to známá věc. Osobní složky každého zaměstnance jsou plné dokumentů. Jak nám může digitalizace personalistiky ulehčit tuto agendu? Rozebereme si tuto problematiku na vzorovém příkladu HR archivu jedné společnosti. Poté si shrneme základní výhody, které elektronizace personalistiky přináší.
HR bez papírů
- Výhody digitalizace personálních dokumentů
- Typy dokumentů v HR
- Příklad z praxe: výrobní firma o 1 500 zaměstnancích
Výhody digitalizace personálních dokumentů
Digitální archiv, který si nyní představíme, je vytvořen v rámci DMS/ECM systému na technologii ELO. Tato společnost má definováno celem 13 základních složek pro 35 zaměstnanců. Tyto složky obsahují navíc podsložky, které konkretizují jednotlivé informace, včetně rozdělení do jednotlivých let a měsíců. Představte si, jak by digitalizace pomohla evidenci zaměstnanců a jejich dokumentů společnosti o stovkách až tisících zaměstnancích? Zaměstnavatel zároveň musí uchovávat dokumentaci za své zaměstnance a to relativně velmi dlouhou dobu. Např. nejdéle z hlediska důchodového pojištění musí zaměstnavatel uchovávat mzdové listy po dobu 30 kalendářních let. Podobně tak lékařské posudky, účetní podklady či záznamy na sociálním pojištění je nutné po určitou dobu archivovat, ale o tom více v jednotlivých zákonech. Více o tom, jak dlouho musíme archivovat doklady.
Typy dokumentů v HR
Certifikáty
Zde jsou ukládány potvrzení o absolvování kurzů, osvědčení a vysvědčení. Některá mají omezenou platnost, což systém umožňuje ohlídat např. úkolem, který personalistu včas upozorní o tomto časovém milníku. Jsou důležitá např. pokud se firma uchází o projekty, na kterých se mohou účastnit pouze ti, kteří mají určitou kvalifikaci či dosáhli specializovaných IT školení.
Evidence
Zde jsou evidovány ze zákona povinné informace o pracovních cestách či pracovní době. V tomto případě se generuje automaticky v pravidelných intervalech z interního docházkového systému.
Hlášení osobních změn
Veškeré osobní změny zaměstnanců jsou evidovány, např. změny bydliště, čísla bankovního účtu nebo dosažená vzdělání. Změny jsou formou úkolů předány na personální oddělení, zároveň jsou k dispozici mzdovému účetnímu.Hodnocení a plány rozvoje
Podklady pro hodnocení zaměstnance, včetně výsledků hodnocení jednotlivých období a úkolů na přidělených období následující. V tomto případě jsou hodnocení prováděna každé 4 měsíce. Všem manažerům přichází upozornění na blížící se termín hodnocení svých podřízených za uplynulé období a zároveň notifikace, že je třeba nastolit plán na další období.Osobní dotazníky
Osobní údaje každého zaměstnance, které jsou použity jako podklad pro vytvoření pracovní smlouvy.Pracovní smlouvy
Pracovní smlouvy a mzdové výměry, ke kterým má přístup jak zaměstnanec, tak i jeho nadřízený. Může být rozdělena na aktuální a neaktuální. Pracovní smlouvy na dobu určitou rovněž obsahují upozornění, že se blíží konec platnosti smlouvy a je třeba na ni náležitě reagovat.Prohlášení poplatníka daně
Naskenovaná prohlášení, aby mzdový účetní (v tomto případě externí) měl přehled o aktuálně platných údajích.Předávací protokoly
Všechen majetek, který má zaměstnance aktuálně od zaměstnavatele svěřený. Jedná se např. o mobilní telefon, notebook, monitor či služební auto.Výplatní pásky
Výplatní pásky zaměstnance za jednotlivá období.Vyúčtování pracovních cest
Pracovní cesty za jednotlivá období.Zdravotní dokumentace
Např. zdravotní posudek, který má ovšem omezenou platnost. V systému je zadán úkol, že zdravotní posudek bude končit a je třeba jej obnovit. Obsahuje např. i potvrzení o neschopence či ošetřování člena rodiny.Dovolená
Obsahuje jednotlivé žádosti o dovolenou v průběhu roku.Životopisy
Aktuální životopis zaměstnance, kde aktualizuje projekty, na kterých se zúčastnil.Mzdové listy
Mzdové listy je nutné uchovávat 30 let.Ostatní dokumenty
Ostatní dokumenty, které nemají přidělené své umístění. Zde nalezneme např. prohlášení o mlčenlivosti, pracovní náplně, kompetence, pracovní zařazení, oprávnění (přístupy do software, hesla), docházky na kurzy, školení a semináře aj.
Příklad z praxe: výrobní firma o 1 500 zaměstnancích
Podnik zaměstnává 1500 kmenových zaměstnanců + agenturní zaměstnance. Každý rok nastoupí 450 nových zaměstnanců, podobné množství zaměstnanců odejde. Nábor pracovníků probíhá 3x týdně. V HR oddělení je 12 personalistů. Před nástupem každého zaměstnance se musí vyřešit: lékařská prohlídka, nástupní dokumenty (růžové prohlášení, bankovní účty, pojištění, dotazníky, GDPR,…), přihlášky na zdravotní a sociální pojištění, vytvoření fyzické složky, zadání do personálního systému atp.
Typy dokumentů, které HR eviduje
HR musí evidovat minimálně tyto typy dokumentů: smlouvy, mzdové výměry, evidence pracovní doby, evidence dovolené, certifikáty, školení, roční hodnocení, adaptační pohovor, pokud je nějaké napomenutí apod., potřebné osobní údaje v souladu s GDPR, výpovědi, ukončovací listy ...
Tisk desetitisíců papírů ročně
Enormní množství dokumentů se musí nejen vytisknout, ale i fyzicky a co nejpřehledněji uložit v šanonech. U této společnosti není ani tak velký problém v nedohledání dokumentu (občas se nějaký zatoulá, ale většinou se najde), ale zabere hodně času. Bezpapírová personalistika přináší v konečném důsledku také obrovskou úsporu tiskového materiálu a značně uleví ekologii.
Úspora času / zaměstnanců
Administrativní část zabere značnou část pracovní doby. Digitalizované HR eliminuje značnou část nekvalifikované činnosti kvalifikovaných lidí. Zároveň umožní uvolnit, resp. ušetřit pracovní místa v oddělení. V tomto konkrétním případě uspoří především přesčasy personalistů, které v průběhu roku bývají značné. Firma může využít i možnosti outsourcovat digitalizaci personálních dokumentů formou služby.
Autor článku: Petr Polanský
Mohlo by se vás také zajímat
DMS/ECM na poli
podnikových systémů
Jak vybrat vhodného partnera pro DMS/ECM systém? Jaké jsou nejčastější impulsy k investici?
Jak implementovat
DMS/ECM systém?
Podívejte se jak správně vybrat a implementovat nejlepší systém DMS/ECM.
Co je zkratka
DMS/ECM?
Co jsou systémy DMS a ECM a jaký je mezi nimi rozdíl?
Více článků od společnosti EXON