5 důvodů, proč elektronicky archivovat data
Archivace je zásadní pro informační management a poskytuje společnosti lepší kontrolu nad informacemi. Digitální archivace by v současné době měla být klíčovou součástí každého podnikání. Díky archivaci je jednodušší dokumenty najít a chránit je a udržovat po celou dobu jejich životního cyklu. Digitální archivace dat v rámci firem se týká ukládání, správy a uchovávání elektronických informací a dokumentů v rámci podnikatelského prostředí. Tento proces má za cíl zabezpečit, že důležité informace, dokumenty a záznamy jsou efektivně uloženy, organizovány a chráněny tak, aby byly snadno dostupné. Např. v rámci DMS/ECM systému.
Proč je archivace důležitá?
V dnešní době je značný objem dat problémem většiny firem a institucí a je pravděpodobné, že tvorba dat bude nadále růst. Data se mohou zničit nebo poškodit, ať už úmyslně, náhodně nebo v důsledku přírodní katastrofy. S růstem společnosti roste i množství dat, která se musí spravovat a monitorovat. Pro organizace, které nikdy neimplementovaly archivační systém, může být správa těchto dat relativně náročná. Udržovat data stále k dispozici stojí mnoho zdrojů, jako jsou úložiště či pracovní síla.
5 důvodů, proč elektronicky archivovat
Podniky mohou implementací vhodné digitální archivace získat následující výhody:
Zabraňuje ztrátě dat
Ztráta důležitých dokumentů může mít pro společnost nedozírné důsledky. Proto je důležité, aby informace organizace byly uloženy v centralizovaném a zabezpečeném digitálním úložišti. Elektronické archivy umožňují snadné zálohování dat a jejich obnovu v případě havárie, požáru, nebo jiného neštěstí. To chrání důležité dokumenty před ztrátou a umožňuje rychlé obnovení.
Efektivita a rychlost vyhledávání
Elektronické archivování umožňuje rychlé vyhledávání dokumentů na základě klíčových slov, dat či metadat. To snižuje čas, který by byl potřeba k nalezení konkrétního dokumentu v porovnání s ručním procházením papírovými složkami.
Vylepšuje zabezpečení a omezuje přístup
Elektronické archivování umožňuje nastavení přístupových práv a zabezpečení, což znamená, že lze omezit, kdo má povolení k prohlížení, editaci nebo mazání dokumentů. To pomáhá chránit citlivé informace a soukromé dokumenty.
Snadná integrace a sdílení
Elektronické dokumenty lze snadno sdílet a integrovat s různými systémy, včetně e-mailu, cloudových úložišť, ERP systémů apod. To usnadňuje spolupráci mezi lidmi a organizacemi.
Zjednodušuje při auditu
Audit zahrnuje kontrolu záznamů. Firma může být kdykoliv požádána o předložení konkrétních dokladů a dokumentů. Správa dokumentů umožňuje sledovat dokument od vzniku po celou dobu jeho životního cyklu, což umožňuje rychlou a přehlednou kontrolu dokumentů.
Příklad z praxe: "Řešení velmi pomáhá např. i při auditech, kdy v podstatě stačí auditora posadit k počítači a bez velkých příprav mu zpřístupnit dokumentaci, kterou vyžaduje." Více o případové studii společnosti CBRE.
"Nechci si myslet, že důležité dokumenty mám. Ale chci vědět, že je mám!"
Elektronické archivování dokumentů přináší mnoho výhod, včetně efektivity, úspory nákladů, bezpečnosti a snadné správy dat, což ho činí atraktivním řešením pro mnoho firem a organizací.
Rozdíl mezi archivací a zálohováním
Archivace a zálohování jsou pojmy, které se často zaměňují. V případě ztráty nebo poškození dat se obvykle používá záloha k obnovení původních dat. Zálohování je proces, který zajišťuje, aby data byla obnovitelná ve formě kopie aktivních dat, kterou firma bude potřebovat v případě ztráty nebo poškození dat. Primární funkcí zálohy je vrátit data do daného časového okamžiku. Zálohy jsou krátkodobé a pravidelně se přepisují.
Naopak archivace je sběr historických dat, které se musí uchovávat pro účely dlouhodobé archivace, jako je například dodržování právních předpisů. Archivy zajišťují, že data jsou v případě potřeby dostupná.
Zdroj: What is Archiving: Why is it Important? https://theecmconsultant.com/what-is-archiving/
Autor článku: Petr Polanský
Mohlo by se vás také zajímat
7 důvodů, proč si nechat digitalizovat dokumenty
Digitalizace formou služby přináší nespočet výhod pro koncového zákazníka. Jeké to jsou?
Stanovení ceny za digitalizaci
Digitalizace není jen o skenování, zahrnuje více provázaných činností. Jak a podle čeho se stanovuje cena za digitalizaci?
Více článků od společnosti EXON
Mzdové listy až 30 let. Jednoduchý přehled s délkou archivace vybraných dokladů. Více o dlouhodobé archivaci vybraných typů dokumentů.
