K digitalizaci firem a institucí slouží DMS a ECM systémy. Jak je využít?

Document Management System a Enterprise Content Management. To jsou systémy, ve kterých je možné spravovat jakýkoliv obsah a digitalizovat interní procesy. Díky svým vlastnostem přináší inteligentní řízení dokumentů, procesů a sdílení informací pro celou organizaci. Jak je lze využít pro digitální transformaci organizace?

Bezpapírová komunikace razantně zvyšuje efektivitu

Mezi typické požadavky firem, které uvažují o pořízení DMS/ECM, patří omezení práce s papírovými dokumenty, zrychlení běžné administrativy a optimalizace a zefektivnění firemních procesů. DMS/ECM představuje primárně dlouhodobý a bezpečný archiv pro naskenované i elektronicky pořízené dokumenty, který slouží jako centrální úložiště. Umožňují snadné a rychlé vyhledávání. Nedílnou součástí je využití mobilních zařízení pro práci s dokumenty či daty.

Rychlé proplutí dokumenty díky workflow

Díky tzv. wokflow je možné automatizovat pracovní postupy. Každodenní operace jsou doprovázené množstvím papírování. Dokumenty jsou předávány z jednoho oddělení na druhé, což vyžaduje schválení nebo změny v každém kroku. DMS/ECM celý tento proces řídí, zajišťují transparentnost, okamžitý přenos dat a jistotu, že každý dokument vždy projde přes všechny kroky schvalovacího postupu.

Digitalizace zpravidla začíná u příchozích faktur

DMS/ECM umožňují přejít na digitalizaci krok za krokem. Doporučujeme začít s implementací jedné nebo dvou administrativních agend a v dalších fázích plynule přidávat další do již zaběhnutých firemních procesů. Velice často digitalizace začíná u zpracování přijatých faktur. Tzv. aplikace pro vytěžování dokumentů jsou zpravidla již nedílnou součástí implementace DMS/ECM. Automatické vytěžování dokumentů oceňují především zaměstnanci účetních oddělení, kteří se nemusí zatěžovat stereotypním opisováním dat z účetních a daňových dokumentů. „Vytěžování představuje automatizovaný sběr dat z faktur pro DMS/ECM a ERP systémy. Výrazně snižuje náklady a čas na manuální zpracování, zamezuje chybovosti, zajišťuje konzistenci dat a v neposlední řadě eliminuje ztráty a poškození dokladů.“

Kde DMS/ECM pomáhají? Ve zdravotnictví, výrobě či bankovnictví

Výhodou je, že DMS/ECM je možné implementovat bez ohledu na obor podnikání. Několik příkladů u klientů společnosti EXON:

V nemocnicích je zajištěna digitalizace pacientská dokumentace, aby všichni lékaři měli k dokumentaci přístup. Veškeré doklady jsou centrálně řízeny a bezpečně ukládány. Leasing si dnes zařídíte zcela bez nutnosti využití fyzických papírů, kdy zároveň klienti sami mají online přístup ke svým smlouvám. V pojišťovně jsou uloženy desítky milionů dokumentů v zabezpečeném archivu. V automobilové výrobně se na elektronické tvorbě smluv může podílet až 12 tisíc uživatelů.

V souladu s legislativními změnami

Funkce DMS/ECM systémů jsou stále v souladu s měnící se legislativou. Dbáme na to, aby uživatelé měli nad legislativními požadavky maximální přehled a kontrolu. Jedná se např. o anonymizaci dokumentů a napojení na registr smluv, používání časových razítek a elektronických pečetí, kontrolou el. podpisů dle eIDAS, napojení na datové schránky, důvěryhodná úložiště či elektronické skartační řízení.

DMS/ECM jsou flexibilní a lze s nimi vážně „kouzlit“

DMS/ECM nemusí být nutně vždy uzavřená řešení, která nabídnou pouze vlastnosti, které výrobce na začátku vyvinul. EXON přináší řešení, které lze přizpůsobit přesně na míru. Zákazníci si často neuvědomí, že systémy pro elektronickou správu dokumentů mohou nabídnout mnohem více, než se sami domnívají. DMS/ECM může sloužit jednak jako nástroj pro archivaci, sdílení a spolupráci, ale zároveň také jako centrální digitální důvěryhodný archiv, do kterého na pozadí ukládají data všechny systémy ve společnosti. Funguje jako integrátor všech systémů, které jsou centrálně napojené na DMS/ECM.

O společnosti EXON

Za 17 let existence společnosti jsme se naučili, které typy projektů nám v EXONu sedí - ve kterých nejlépe využijeme zkušenosti celého týmu. Vytváříme digitální prostředí firem a institucí v České a Slovenské republice a ve střední Evropě. Praktické zkušenosti získáváme rovněž z provozu digitalizačního centra, kde v rámci outsourcingu skenujeme, vytěžujeme a zpracováváme data pro zákazníky z komerční i kulturní sféry.

Dodáváme světové uznávané systémy elektronické správy dokumentů a procesů a rovněž komplexní služby digitalizace dokumentů. DMS/ECM řešení provozujeme na technologii ELO.

Mohlo by se vás také zajímat

Co je DMS/ECM?

Zjistěte, co je DMS a ECM systém. A jaký je mezi těmito systémy vlastně rozdíl.

Vybrali jsme ty největší benefity DMS/ECM systémů.

Podívejme se na ty největší výhody, které jsme pro vás vybrali z pohledu naší společnosti EXON..

Jak implementovat systém DMS.

Podívejte se jak správně vybrat a implementovat nejlepší systém DMS/ECM.