Analýza je základem úspěšného zavedení DMS/ECM

Jak se připravit na přechod do digitálního světa a co při této cestě nepodcenit? Zkušenosti, se kterými jsme se v minulosti setkali, rady, tipy a naše know-how, které mohou pomoci, jsme se sepsali do článku.

Co jsou DMS/ECM systémy?
Investice finanční a časová
Preanalýza vs. Analýza
Analýza jako první krok implementace
Důležitá je silná součinnost zákazníka
Vyvarujte se heslu "My jsme předpokládali“
"Zničte nás pane zákazníku“

Co jsou DMS/ECM systémy

DMS/ECM systémy nejsou pouze o funkci elektronického archivu dat a dokumentů, neomezeném přístupu k informacím, spolupráci nad dokumenty (např. verzování, poznámky) a dalších funkcích, které jsou základnou pro DMS/ECM systémy. V EXONu jsou tyto a mnoho dalších funkcí součástí ELO ECM Suite.

Silnou přidanou hodnotou jsou tzv. workflow. Čím dříve se, alespoň částečně, automatizované schvalovací procesy nastaví, lépe se poté může firma adaptovat na rostoucí digitalizaci v budoucnu. Více o workflow (schvalovací procesy).

Investice finanční a časová

Zákazník by měl počítat s poměrně úzkou spoluprací s dodavatelem. Investice do nového řešení není jen o stránce finanční, velice často je to i investice časová. Čas, který zákazník do přípravy nového řešení investuje, však do budoucna přinese pozitivní výsledky. Společné hodiny v zasedací místnosti jsou důležité, aby dodavatel dokázal maximálně nasát a pochopit procesy, které u zákazníka probíhají, a vytvořit na základě toho optimální řešení pro DMS/ECM.

Preanalýza vs. Analýza

Analýza je základ. Vždy jsme ji upřednostňovali a zdůrazňovali její podstatu a důležitost. Např. v článku: Nejdůležitější část projektu? Analýza a součinnost je detailněji popsána.

Ještě důležitější část bývá tzv. „preanalýza“, kdy se zákazník naladí na změnu. V této fázi sestaví tým klíčových osob, které se analýzy účastní a budou za ní odpovědní. Tyto osoby budou technologicky zdatní, budou chápat problematiku a současné technologie, které firma využívá. Nové DMS/ECM řešení pravděpodobně bude komunikovat s jinými systémy, proto je důležité rozumět i stávajícím technologiím.

Máme pozitivní zkušenost, když je členem týmu externí osoba, která ovšem precizně zná technologie, se kterými daná organizace pracuje, a jednotlivé detailní vazby mezi nimi. Zároveň doporučujeme vyhradit dostatek času, aby analýza neprobíhala pod tlakem.

Analýza jako první krok implementace

Kvalitně provedená hloubková analýza procesů a potřeb klienta je alfou a omegou celého projektu a podmínkou úspěšné implementace. Cílem je vytvořit dokument, dle kterého bude implementace provedena. Jedná se průvodní plán cesty, kterou se bude implementace ubírat. Precizně zpracovaná analýza představuje noty pro technický tým konzultantů.

Konzultant je klíčový článek projektu. Je jako dirigent, který udává takt v komunikaci se zákazníkem, koordinuje a dává mu podporu pro vzájemný harmonický vztah. Konzultant je skladatel, který sbírá noty od zákazníka, přidává myšlenky, nápady a snaží se poskládat takové noty, aby na konci mohl vytvořit úspěšnou symfonii.

Analýza standardně postupuje tak, že dodavatel tráví čas u zákazníka po několik dnů i týdnů. Na začátku probíhá naslouchání a pochopení chodu interních procesů, diskutují se požadavky a představy. Jedná se o určitý proces brainstormingu a techniky tvorby myšlenkových map. Dodavatel zde figuruje jako poradce se zkušenostmi a know-how. Cílem je nalézt optimální řešení pro konkrétního zákazníka.

Buďte digitální s ELO ECM SUITE

Centrální archiv - zabezpečení - efektivní práce s dokumenty - komfortní vyhledávání - nástroje spolupráce - workflow - OCR

Součinnost zákazníka je důležitá

Analýza je práce oboustranná. Zodpovědnost za výsledek mají v konečném důsledku obě strany.

Určité procesy bývají již nastavené, ale třeba není jisté, „co se stane když“. Důležité je odpovědět si na všechny otázky. Firma by měla být připravena i na zdánlivě malicherné procesy, případy, které mohou nastat a firma by na mě měla být připravena. Přesně tyto detaily by v analýze neměly být opomenuty, aby bylo možné včas a efektivně reagovat.

Vyvarujte se heslu "My jsme předpokládali“

Implementace je úspěšná, pokud v době analýzy probíhá efektivní vzájemná komunikace. Pokud je analýza ze strany zákazníka podceněna, mohou vznikat při implementaci nešťastné rozbroje. Můžeme se setkat s termíny „my jsme předpokládali“, které ovšem musíme vyjasnit již v analýze. To, co se v analýze nadefinuje, bude zároveň v produkční ostré verzi. Samozřejmě v průběhu implementace mohou být určité funkcionality pozměněny (např. ze strany dodavatele přichází nápady, náměty či naopak ze strany zákazníka „to by šlo možná i takto“), nicméně nelze zcela změnit celý koncept navrhovaného řešení. Cílem je win-win strategie, tedy dodat řešení dle analýzy, které bude zákazníkem akceptováno.

Nedílnou součást jsou iterace v rámci analýzy a oboustranné schvalování. Dáváme zákazníkovi čas, aby si analýzu v klidu pročetl, interně revidoval, probíhají případné online meetingy. Pro nás je důležité, abychom analýzu vzájemně chápali. Nemusíme workflow striktně malovat ve speciálních procesních modelech. Pro nás je zásadní, aby všichni chápali navržené procesy stejně. Modelu reálně nejsou schopni všichni vždy porozumět. Proto vysvětlujeme i po sepsání analýzy jednotlivé body, lidsky prezentujeme všem zúčastněným, abychom si znovu vše společně odsouhlasili a měli naprostou jistotu, že tohle jsou ty finální noty, dle kterých budeme symfonii skládat.

"Zničte nás pane zákazníku“

Zničte nás, tlačte na nás, vyčerpejte naší energii. Máme zkušenosti, že pokud nás zákazník prověří maximálně z našich technologických znalostí, totálně vyčerpáme náš čas, dokonce i do večerních hodin, s velkou pravděpodobností implementace bude více než úspěšná. Protože jsme pod tlakem, který my v této práci velice potřebujeme. Zároveň se případné změny při implementaci zapracují mnohem snadněji.

Rady, tipy a články

na webu IT Systems

Autor článku: Petr Polanský