Společnost CBRE používala, podobně jako většina firem na českém trhu, systém papírových dokumentů a šanonů. Uchovávali emailovou komunikaci a elektronické dokumenty pouze ve složkách jednotlivých uživatelů Hledání dokumentů, informací a dohady o existenci platné smlouvy či faktury tzv. brzdily obchod. Jak lze smlouvy vytvářet systematicky se můžete podívat na webové stránce (včetně ukázky) věnované správě smluv.
Správa dokumentů DMS/ECM jako systém / software pro evidenci a správu obchodních případů, zakázek a smluv na realitním trhu
Stávalo se, že obchodní zástupce přivezl nájemní smlouvu, která vždy musí fyzicky projít přes několik oddělení (právní, účetní aj.). Poté je smlouva uložena do konkrétního šanonu daného zákazníka. Jakmile klient požaduje provést nějakou změnu ve smlouvě, musí být upravena prakticky okamžitě. Jako veliký benefit firma vyzdvihuje kompletaci a archivaci veškeré dokumentace v případě auditní kontroly. Více o projektu v případové studii.
Systém správy dokumentů ELO
jako správa obchodních případů (smluv) k jednotlivým klientům
Dodané agendy
primárně obchodní případy, smlouvy, dokumenty a komunikace s klienty související
Doplněné o
schvalování, milníky ze smluv vyplývající, verzování
Správa klientské obchodní dokumentace
Do CBRE jsme přišli s řešením, které přináší absolutní přehled a okamžitou dostupnost klientské dokumentace. Často se stávalo, že se jedna smlouva hledala na deseti místech. Řešení velmi pomáhá např. i při auditech, kdy stačí auditora posadit k počítači, bez velkých příprav mu zpřístupnit dokumentaci, kterou vyžaduje.
Ing. Petr Polanský
Manažer marketingu společnosti EXON
Případová studie ke stažení
-
Dovednosti:
- Obsahuje případovou studii