Bezpapírová kancelář zítřka již dnes!

Bezpapírová kancelář je pracoviště, které je minimálně závislé na papírových procesech a místo toho se maximálně spoléhá na digitalizované dokumenty. Digitální transformace pomáhá výrazně zefektivnit procesy celé společnosti.

Přechod na digitální kancelář obvykle zahrnují elektronické systémy pro správu dokumentů, které digitalizují soubory a ukládají je do centrálního úložiště.

Výhody přechodu na digitální kancelář

• Eliminace tištěných formulářů, z nichž většina během tří měsíců zastará a skončí v koši.
• Kancelářští pracovníci tráví 30–40 procent svého času hledáním dokumentů ve fyzických kartotékách. Mezi papírově nejnáročnějších oddělení patří: HR (lidské zdroje), závazky a pohledávky, správa zařízení a zákaznický servis, který se zabývá velkým objemem žádostí, účtenek, pracovních příkazů, faktur, účtů a dalších.

Práce s papírovými dokumenty zjevně vytváří problémy, které brání zaměstnanci v produktivitě a organizaci v úspoře nákladů.

Přijetí bezpapírového systému může vyřešit tyto problémy a dosáhnout výhod, jako jsou:

• Úspora času stráveného vyhledáváním a načítáním fyzických souborů. Digitální dokumenty lze snadno organizovat a indexovat. Hledání potřebných souborů je mnohem rychlejší díky funkcím vyhledávání (fulltextové, dle metadat aj.). Jak se dokumenty stávají dostupnějšími, čas potřebný k načtení souborů se výrazně zkrátí. To má za důsledek zvýšení produktivity celého týmu, kteří se mohou více soustředit na jiné vysoce hodnotné úkoly.
• Podpora spolupráce mezi členy týmu. Zaměstnanci mohou sdílet soubory digitálně bez tisku a prohlížet aktualizované a starší verze dokumentů. To minimalizuje kroky a optimalizuje pracovní postupy při společné práci na dokumentech.
• Zlepšení bezpečnosti informací. Přístupová práva lze přidělovat a odebírat podle úrovně uživatele a typu dokumentu. Díky podrobným nastavením zabezpečení lze důvěrné a citlivé informace sledovat a chránit před zneužitím a neoprávněnými změnami. Tím se také snižuje riziko ztráty a krádeže.
• Úspora nákladů vynaložených na tisk a skladování dokumentů. Odstranění většiny papírování pomůže ušetřit peníze vynaložené na papír a kartotéky a také další náklady, jako je inkoust/toner do tiskáren a kancelářské potřeby.

Více výhod elektronické správy dokumentů zde.

Jak se proměnit v bezpapírovou kancelář

Bezpapírovou kancelář zabezpečují systémy pro elektronickou dokumentů. Chcete se dozvědět více o tom, jak může systém správy dokumentů pomoci vaší kanceláři bez papírů. Více o systémech DMS – Document management systém – a ECM – Enterprise content management.