Workflow dodává DMS/ECM skutečný smysl
Pro časopis SystemOnLine.cz jsme sepsali článek na téma „S workflow dostává DMS skutečný smysl“. V krátkosti sepíšeme, o čem jsme se zmínili. Celý článek naleznete na webové stránce Systemonline.cz.
Co je workflow?
Systémy pro elektronickou správu dokumentů (DMS/ECM) nejsou pouze elektronickým úložištěm a centrálním archivem, ale také užitečným nástrojem pro spolupráci a sdílení informací. Nabízí nespočet funkcionalit, mimo jiné také tzv. workflow. To představuje silnou přidanou hodnotu DMS/ECM systémů.
Co je to workflow? Můžeme říci, že workflow jsou automatizované pracovní postupy. Pomáhá nám dostat do organizace řád a pořádek. Workflow využíváme často u schvalování dokumentů. V článku jsme se zmínili, že workflow je možné použít u jakýchkoliv typů dokumentů. Pojďme se podívat na příkladech, kde a jak nám workflow může být prospěšné.
Více o klíčových vlastnostech DMS/ECM systémů a tipech při výběru vhodného DMS/ECM řešení.
Kdy o workflow začít uvažovat?
„Uvažujme o workflow ještě dříve, než se reálně stane nějaký problém.“ O workflow je vhodné přemýšlet ideálně již v době, než firma začne být veliká a dokud procesy máme ještě pod kontrolou. V tuto chvíli je na místě se zamyslet nad určitým koncepčním řešením. Ve firmě např. o 150 lidech se procesy poté nastavují mnohem složitěji. Firma může mít workflow již v nějaké podobě nastavena, ale některé procesy nemusí být zcela pod dohledem. Je potřeba podchytit všechna úzká místa včas.
Workflow faktur
Přijaté faktury nalezneme v každé společnosti. Patří mezi prvotní kontakt firmy s digitalizací, vstupní branou do světa digitalizace. U faktur většinou digitalizace začíná. Zde nejvíce pocítíme výrazné zvýšení produktivity a zamezíme chybovosti na minimum, také díky vytěžovacím nástrojům.
Více o workflow faktur v článku, kde naleznete příklad digitálního schvalování faktur včetně screenů z aplikace.
Workflow objednávek
Papírový schvalovací proces objednávek zpravidla probíhá tak, že pracovník vyplní fyzický formulář žádosti, včetně specifikace položek a nákladů. Tento formulář předá svému vedoucímu, který jej posoudí, případně schválí, a poté odešle účetnímu oddělení k dalšímu posouzení. Po schválení se vytvoří objednávka a odešle se zpět zaměstnanci, který žádost inicioval. Papírový proces je časově náročný. Navíc hrozí ztráta informací, především pokud firma disponuje více pobočkami. V případě využití systému DMS/ECM uživatel využívá elektronický formulář, po jehož vyplnění se dokument automaticky odešle ke schválení.
Více o workflow objednávek v článku, kde jsme připravili typický elektronický proces žádosti o objednávku, včetně screenů z aplikace.
Workflow smluv
Tvorba smlouvy ve větším počtu lidí je opravdu obtížná. Jedna smlouva prochází přes několik pracovníků. Každý se k ní vyjádří formou revizí a poznámek. Hledáme, jaká je poslední verze, kdo kterou změnu provedl. V tomto nám workflow pomáhá velmi. Nejen, že definuje cestu, kterou se smlouva bude ubírat (respektive přes které uživatele), navíc se jednotlivé verze smlouvy ukládají. Jedna smlouva může získat do finální podoby desítky verzí, které se ukládají samostatně. Jakoukoliv změnu můžeme dohledat zpětně, kdykoliv.
Více o elektronické správě smluv, kde naleznete také ukázkové video.
Workflow u datových schránek, eIDAS, časových razítek a další
Workflow nám pomáhá i v té nejjednodušší podobě. Například pouhým upozorněním na úkol, která nás čeká za půl roku. Často nás zachraňuje v připomenutí povinností pomocí milníků, které vyplývají např. ze smluv. Schvalování nemusí být využíváno pouze u základních agend, jako jsou smlouvy, faktury a objednávky. Je vhodné workflow nasadit i u dalších agend. Příkladem je personalistika, kde lze využít automatizované procesy např. pro schvalování cestovních příkazů, žádostí o dovolenou, upozornění na milníky ve smlouvách apod.). Workflow je efektivní u obchodních činností, evidencí zakázek, projektové dokumentace nebo u přijaté korespondence, např. datových zpráv.
Workflow využíváme např. při automatickou kontrole dokumentů, zda jsou opatřeny platným elektronickým podpisem, např. v souladu s evropskou směrnicí eIDAS či kontrole platnosti časových razítek. Workflow přináší spolupráci, pomáhá zvyšovat výkonnost a efektivitu organizace řízením úkolů.
Workflow dodává DMS/ECM dávku produktivity
Elektronická správa dokumentů doprovázena o workflow výrazně urychluje práci s dokumenty. Získáme čas na produktivní činnosti, vyhneme se zbytečné administraci, která stojí více a více nákladů. Workflow po zavedení v konečném důsledku upozorní na úzká místa, která zpomalují podnikání. O kterým jsme ani netušili, že nás tak výrazně zpomalují.
Článek pro časopis IT Systems, na kterém se podíleli zaměstnanci společnosti EXON s.r.o. Celý článek k dispozici na webu webové stránce Systemonline.cz.
Autor článku: Petr PolanskýMohlo by se vás také zajímat
Proč elektronicky schvalovat faktury?
Digitalizace zpravidla začíná u přijatých faktur. Elektronické schvalování ke zvýšení produktivity.
Jak na tvorbu a správu smluv efektivně?
Smlouvy jsou základem každé společnosti. Jak na elektronické schvalování, spolupráci a tvorbu smluv?
Více článků od společnosti EXON
Faktury patří k nejčastěji vytěžovaným typům dokumentů. Digitalizace faktur přináší transparentní proces zpracování spolu s výrazným zkrácením doby celého procesu.
5 TOP důvodů, proč o vytěžování faktur uvažovat.
Jak se připravit na přechod do digitálního světa a co nepodcenit? Naše zkušenosti, se kterými jsme se v minulosti setkali; rady, tipy a naše know-how, které může pomoci v digitalizaci Vaší společnosti. Více v článku.
