Jak probíhá workflow u přijatých faktur?
Workflow faktur je klíčovým prvkem efektivní správy faktur. Správně navržené a optimalizované procesy mohou pomoci firmám ušetřit čas a zdroje, minimalizovat chyby a zajistit, že faktury jsou správně zpracovány a placeny včas. V tomto článku se podíváme na důležité vlastnosti workflow faktur, jakým způsobem může přispět ke zlepšení efektivity podnikání a jakými nástroji a postupy lze tento proces optimalizovat.
Automatické zpracování faktur
- Přijaté faktury z pohledu digitalizace
- Jak probíhá elektronické schvalování přijatých faktur?
- Co je workflow faktur a jak pomáhá?
- Vytěžování dat pro ještě větší efektivitu
- Jaké výhody přináší elektronické schvalování faktur?
 
Přijaté faktury z pohledu digitalizace
Faktury vstupují do společnosti buď elektronicky nebo v fyzicky v papírové podobě. Moderní firmy často preferují elektronické způsoby doručení faktur, protože jsou rychlejší a snadněji zpracovatelné. Vložením faktury do DMS/ECM systému ELO ECM Suite se automaticky spustí schvalovací proces.
Jak probíhá elektronické schvalování přijatých faktur?
U větších společností, kde jsou cesty faktur často složitější, existuje velké množství oddělení a desítky i stovky uživatelů. Workflow jsou nastavena na míru dle provedené analýzy. Běžné jsou cestu schvalování např. tak, že vysoce postavení manažeři budou schvalovat pouze ty faktury, jejichž částka přesahuje určitou hranici. Např. posílejte mi faktury, kde je částka vyšší než 50 tisíc Kč.
Co je workflow faktur a jak pomáhá?
Co tedy schvalování u faktur ve zkratce znamená? Workflow zajistí cestu faktury od vstupu do společnosti až po konečnou archivaci, po celý její životní cyklus. Workflow přináší jistotu, že faktura projde přes všechny schvalovatele. V rámci schvalovacího procesu dochází rovněž ke spárování s objednávkou, smlouvou, či jakýmkoliv souvisejícím dokumentem. Poslední fází je přenos dat do ERP či účetních systémů. Každý účastník schvalování je upozorněn formou úkolu. Zpravidla nejběžnější je notifikace e-mailem. Workflow přináší výraznou úsporu času. Více o výhodách a funkcionalitách DMS/ECM.
Vytěžování dat pro ještě větší efektivitu
Proces zpracování faktur je vhodné doplnit o vytěžování dat, které zaručuje strojový přepis faktur. Účetní nemusí ručně přepisovat faktury. Vytěžovací software automaticky rozpozná data na faktuře a tzv. validátor (účetní nebo pracovník) již pouze kontroluje, zda je vše v pořádku. Na případné nesrovnalosti je upozorněn a případné chyby ručně opraví. Vytěžovací aplikace jsou tzv. samoučící, tzn. po určitém čase zaručuje téměř 100% přesnost vytěžení. Musíme dát vytěžovacímu nástroji však trochu času na to, aby se faktury naučil.
Výhody elektronického schvalování faktur
 Ukážeme uživatelské prostředí ELO, představíme užitečné funkcionality pro práci s dokumenty a informacemi, nástroje spolupráce, workflow a mobilní aplikaci.
Více o webináři a registrace zdarma.Faktury patří k nejčastěji vytěžovaným typům dokumentů. Digitalizace faktur přináší transparentní proces zpracování spolu s výrazným zkrácením doby celého procesu.
5 TOP důvodů, proč o vytěžování faktur uvažovat.
Jak se připravit na přechod do digitálního světa a co nepodcenit? Naše zkušenosti, se kterými jsme se v minulosti setkali; rady, tipy a naše know-how, které může pomoci v digitalizaci Vaší společnosti. Více v článku.