Jak probíhá workflow u přijatých faktur?
Workflow faktur je klíčovým prvkem efektivní správy faktur. Správně navržené a optimalizované procesy mohou pomoci firmám ušetřit čas a zdroje, minimalizovat chyby a zajistit, že faktury jsou správně zpracovány a placeny včas. V tomto článku se podíváme na důležité vlastnosti workflow faktur, jakým způsobem může přispět ke zlepšení efektivity podnikání a jakými nástroji a postupy lze tento proces optimalizovat.
Automatické zpracování faktur
- Přijaté faktury z pohledu digitalizace
- Jak probíhá elektronické schvalování přijatých faktur?
- Co je workflow faktur a jak pomáhá?
- Vytěžování dat pro ještě větší efektivitu
- Jaké výhody přináší elektronické schvalování faktur?
Přijaté faktury z pohledu digitalizace
Faktury vstupují do společnosti buď elektronicky nebo v fyzicky v papírové podobě. Moderní firmy často preferují elektronické způsoby doručení faktur, protože jsou rychlejší a snadněji zpracovatelné. Vložením faktury do DMS/ECM systému ELO ECM Suite se automaticky spustí schvalovací proces.
Jak probíhá elektronické schvalování přijatých faktur?
U větších společností, kde jsou cesty faktur často složitější, existuje velké množství oddělení a desítky i stovky uživatelů. Workflow jsou nastavena na míru dle provedené analýzy. Běžné jsou cestu schvalování např. tak, že vysoce postavení manažeři budou schvalovat pouze ty faktury, jejichž částka přesahuje určitou hranici. Např. posílejte mi faktury, kde je částka vyšší než 50 tisíc Kč.
Co je workflow faktur a jak pomáhá?
Co tedy schvalování u faktur ve zkratce znamená? Workflow zajistí cestu faktury od vstupu do společnosti až po konečnou archivaci, po celý její životní cyklus. Workflow přináší jistotu, že faktura projde přes všechny schvalovatele. V rámci schvalovacího procesu dochází rovněž ke spárování s objednávkou, smlouvou, či jakýmkoliv souvisejícím dokumentem. Poslední fází je přenos dat do ERP či účetních systémů. Každý účastník schvalování je upozorněn formou úkolu. Zpravidla nejběžnější je notifikace e-mailem. Workflow přináší výraznou úsporu času. Více o výhodách a funkcionalitách DMS/ECM.
Vytěžování dat pro ještě větší efektivitu
Proces zpracování faktur je vhodné doplnit o vytěžování dat, které zaručuje strojový přepis faktur. Účetní nemusí ručně přepisovat faktury. Vytěžovací software automaticky rozpozná data na faktuře a tzv. validátor (účetní nebo pracovník) již pouze kontroluje, zda je vše v pořádku. Na případné nesrovnalosti je upozorněn a případné chyby ručně opraví. Vytěžovací aplikace jsou tzv. samoučící, tzn. po určitém čase zaručuje téměř 100% přesnost vytěžení. Musíme dát vytěžovacímu nástroji však trochu času na to, aby se faktury naučil.
Výhody elektronického schvalování faktur
Rychlost zpracování
Žádost, případně jakýkoliv dokument ve workflow, se vždy okamžitě dostane ke správnému uživateli. Získáme tím jednotný ucelený elektronický proces schvalování faktur. Součástí je samozřejmě propojení na ostatní dokumenty, jako jsou objednávky či smlouvy a jiné související dokumenty.Automatické přesunutí úkolu
Pokud další uživatel v procesu neschválí úkol v určitém termínu (můžeme nastavit, do jaké doby se musí vyjádřit), existuje tzv. eskalace. Znamená, že úkol je automaticky přiřazen na dalšího uživatele ve workflow, kterým je zpravidla jeho nadřízený. Zajistíme tímto dodržení termínu. Nebo naopak, pokud se nám faktura někde zasekne, víme, u kterého uživatele se aktuálně nachází a můžeme jej osobně upozornit.Přehlednost a jednoduchost
Veškeré faktury jsou evidované v přehledném elektronickém archivu. Možné je filtrovat dle jednotlivých oddělení apod. Součástí je i tzv. Analytics, což jsou reporty a statistiky v přehledných grafech o stavu faktur ve společnosti, přijaté dle dodavatelů apod. Zároveň je zaznamenán celý životní cyklus faktur a uchovávají se veškeré záznamy (tzv. logování).
Workflow faktur ve významných institucích
Jak to funguje v praxi? Níže jsou vybraní 3 zákazníci, kde je problematika elektronické správy přijatých faktur detailněji popsaná. Více referenčních projektů naleznete v sekci reference.
Autor článku: Petr Polanský
Mohlo by se vás také zajímat
Elektronické schvalování žádanek o objednávky. Jak probíhá schvalování objednávek?
Jak se připravit na přechod do digitálního světa a co nepodcenit? Zkušenosti a know-how.
Jaké jsou výhody vytěžování přijatých faktur a proč o tom začít uvažovat? TOP benefitů.
Více článků od společnosti EXON
Ukážeme uživatelské prostředí ELO, představíme užitečné funkcionality pro práci s dokumenty a informacemi, nástroje spolupráce, workflow a mobilní aplikaci.
Více o webináři a registrace zdarma.
Faktury patří k nejčastěji vytěžovaným typům dokumentů. Digitalizace faktur přináší transparentní proces zpracování spolu s výrazným zkrácením doby celého procesu.
5 TOP důvodů, proč o vytěžování faktur uvažovat.
Jak se připravit na přechod do digitálního světa a co nepodcenit? Naše zkušenosti, se kterými jsme se v minulosti setkali; rady, tipy a naše know-how, které může pomoci v digitalizaci Vaší společnosti. Více v článku.
