Elektronické schvalování přijatých faktur
vytěžování, workflow a elektronická archivace
Elektronická správa faktur patří mezi nejčastěji požadované agendy, které jsou v rámci DMS ELO implementovány. Digitalizace faktur představuje efektivní správu, evidenci a archivaci faktur včetně možnosti vytěžování dat (OCR). Digitalizace faktur je symbolem produktivity v rámci DMS/ECM řešení. Přináší řadu zajímavých technologických funkcionalit. Document Management ELO podporuje interní provozní procesy a zajišťuje, aby všechny dokumenty byly centrálně spravovány a byly okamžitě dostupné uživatelům. DMS ELO odstraňuje časové prodlevy, které se při schvalování faktur běžně vyskytují. ELO zlepšuje efektivitu dodavatelského řetězce a v konečném důsledku pomáhá rozvíjet lepší vztahy se zákazníky.
Obecné funkcionality správy přijatých faktur
Workflow faktur
Automatizované pracovní postupy, které do práce se s fakturami dodávají řád a pořádek. Worklow je obecně využíváno pro schvalování faktur a předání dál ve schvalovacím kolečku. Workflow definuje cestu, kterou se faktura bude ubírat, resp. přes které uživatele faktura "projde". V závislosti na oddělení, výši fakturované částky či názvu dodavatele je automaticky faktura předána v předem definovaných workflow. Vše záleží na požadavcích zákazníka. Součástí je vytěžovací aplikace, která automaticky vyčte data z faktur a zaručuje bezchybný přepis faktur. Účetní nemusí ručně přepisovat faktury. Pouze již kontroluje, zda je vše v pořádku. Na případné nesrovnalosti je upozorněno. Více o workflow faktur.
Přehlednost
Filtrování, evidence dle různých parametrů, náhledy, komentáře, stav schválení, schvalovací workflow, související dokumenty (objednávky, příloha), hlídání milníků (upozornění na datumy splatnosti). Rychlé vyhledávání a neustálý přehled o fakturách.
Vytěžování dat z faktur (OCR)
Aplikace pro vytěžování dat z faktur. Samoučící vytěžování, méně dvojí kontroly a hlídání duplicit. Provázání s vlastními číselníky (např. z jiných ERP systémů, seznamy dodavatelů aj.). Více o vytěžování dat z faktur.
Napojení na ERP a účetní systémy
Spolupráce s jinými ERP systémy třetích stran, např. datové schránky, ARES, registr plátců DPH. Přímá integrace na účetní systémy. Propojení vytěžovací aplikace s účetním software.
Životní cyklus dokumentu
Díky vestavěnému workflow faktura vždy projde přes všechny nastavené schvalovatele. Na základě workflow přichází jednotlivým uživatelům procesu upozornění na úkoly nad dokumentem (notifikace v rámci ELO nebo email - nejoblíbenější).
Reporty o fakturacích
Přehledné grafy a reporty (dle oddělení, dodavatelů), celková částka, počet zaúčtovaných, zamítnutých či schválených faktur, splatnosti …), porovnání podle oddělení a středisek. Dle priorit zákazníka.
Neomezené možnosti rozšíření
Agendu přijatých faktur lze neomezeně připravit na míru daného zákazníka. Možností je např. stahovat faktury z emailové schránky, elektronicky podepisovat (více o elektronickém podepisování), přenos faktur do knihy došlých faktur, využít ELO jako důvěryhodný archiv aj.
Správa přijatých faktur ve významných institucích
Jak to funguje v praxi? Níže jsou vybraní 3 zákazníci, kde je problematika elektronické správy přijatých faktur detailněji popsaná. Více referenčních projektů naleznete v sekci reference.
DMS ELO funkcionality
ELO podporuje práci s elektronickými podpisy, časovými razítky a pečetěmi. ELO se tak může stát zcela důvěryhodným archivem pro vaše dokumenty. ELO podporuje např. datové schránky či přímou konverzi dokumentů do PDF/A. Základem celého řešení je ELO ECM Suite.
Kontaktní formulář
Zajímáte se o řešení pro digitalizaci? Pro více informací nás kontaktujte.