Rady a tipy z digitální kanceláře

Až 2 hodiny denně stráví zaměstnanci hledáním informací. Získejte kontrolu, zlepšete produktivitu a minimalizujte rizika spojená s digitální správou dokumentů a informací ve Vaší společnosti.

Rychlý pokrok v oblasti technologie mění způsob, jakým firmy spravují své dokumenty a informace. Centrální a bezpečná archivace dokumentů je klíčovým prvkem zajištění efektivity celé firmy. Systémy elektronické správy dokumentů a řízení obsahu (DMS/ECM) nabývají stále většího významu...

Smlouvy jsou základním stavebním kamenem každé společnosti. Někde více, někde méně. Nicméně je důležité s nimi účelně a chytře pracovat. Především, pokud Vaší firmou či institucí projdou desítky smluv měsíčně. Přinášíme řešení, které řídí celý proces tvorby smlouvy. Od vložení až po konečné schválení oběma stranami....

Přijaté faktury patří mezi nejvyužívanější typ dokumentu v rámci elektronické správy dokumentů. U faktur digitalizace zpravidla začíná. Workflow faktur je jednou z neproduktivnějších fází DMS/ECM systémů. Přináší řadu zajímavých technologických funkcionalit. Pojďme se podívat na příkladu, jak faktury zpracovávají naši zákazníci...

Faktury patří k nejčastěji vytěžovaným typům dokumentů. Digitalizace faktur přináší transparentní proces zpracování spolu s výrazným zkrácením doby celého procesu. 5 největších benefitů, proč o vytěžování faktur uvažovat.

Vytváříme bezpapírové, digitální či elektronické kanceláře. Z angličtiny "paperless office" nebo "digital office". Vysvětlíme si, co znamenají tyto zkratky a jaký je mezi nimi rozdíl.

Jak se připravit na přechod do digitálního světa a co nepodcenit? Naše zkušenosti, se kterými jsme se v minulosti setkali; rady, tipy a naše know-how, které může pomoci v digitalizaci Vaší společnosti. Krátké shrnutí článku pro časopis IT Systems...

Digitalizace účetnictví s DMS (Document Management System) a ECM (Enterprise Content Management) systémy přináší mnoho výhod pro efektivitu a správu účetních procesů. Umožňují digitalizovat a centralizovat dokumenty související s účetnictvím, jako jsou faktury, bankovní výpisy a další důležité dokumenty..

Aplikace inkCapture rozpozná ručně psané písmo. Díky umělé inteligenci dokáže převést rukopisný text do elektronické podoby. Řešení je dostupné každému na webové stránce www.inkcapture.com. Na webových stránkách si můžete vytvořit vlastní kolekci naskenovaných rukou psaných dokumentů. Vyzkoušejte inkCapture na 50 stranách zdarma.

Žurnálování zaručuje, že stačí jedno časové razítko na větší počet dokumentů pro zafixování stavu dokumentu zajišťující autenticitu, neměnnost a průkaznost. Jedno časové razítko na konci dne zahrne hromadně stovky a tisíce dokumentů najednou. Není nutné pořizovat časové razítko na každý dokument zvlášť.

Podcast na téma: Jak se díváme na digitalizaci z pohledu Exonu. Na problematiku se podívali Petr Polanský, marketing, a Petr Süč, vedoucí digitalizačního oddělení. Témata: rozdělení digitalizace na historickou a komerční, jak vypadá celý proces digitalizace od A do Z z obou pohledů či jak se provádí kalkulace.

Pro budoucí práci s digitalizovanými nebo digitálními dokumenty je vhodné naskenované dokumenty opatřit tzv. OCR textovou vrstvou. Je to však vlastnost, o jejíž existenci mnoho zákazníků neví. Z technického hlediska je naskenovaný PDF dokument pouze obrázek. K čemu slouží OCR vrstva a jaké jsou její výhody?

Digitální rozpoznání písma psaného rukou dodnes nebylo zcela podchycené. Proto jsme se rozhodli na toto téma blíže podívat a podílet se na vývoji aplikace pro vytěžování ručně psaného písma, která může zásadně ovlivnit současný pohled na rozpoznání rukopisů...

V digitalizaci kulturního dědictví se často setkáváme s pojmy METS a ALTO. Jedná se o standardy vyjádřené pomocí XML spravované Kongresovou knihovnou (Library of Congres). Standard METS (některé zdroj jej nazývají jako vůdce nebo dirigent) je flexibilní schéma pro popis složitého digitálního objektu (např.(jako je digitalizované vydání novin). METS zná vše, co je třeba vědět o každé stránce...

Bezpapírová kancelář je pracoviště, které je minimálně závislé na papírové procesy a místo toho se maximálně spoléhá na digitalizované dokumenty. Digitální transformace pomáhá výrazně zefektivnit procesy celé společnosti. Přechod na digitální kancelář obvykle zahrnují elektronické systémy pro správu dokumentů, které digitalizují soubory a ukládají je do centrálního úložiště...

Pojmy digitalizace a skenování se často nerozlišují a považují se za totožné termíny. Ve skutečnosti je ale skenování pouze prvním krokem k dalšímu zpracování dokumentu. I když se tedy často hovoří o digitalizaci dokumentů, smyslem není pouze dokumenty digitalizovat (nafotit/naskenovat), ale připravit je tak, aby s nimi bylo mož­né následně pracovat v systému DMS...

Přeložili jsme pro Vás článek "Digitalizace ve finančnictví", jejímž autorem je spoluzakladatel a generální ředitel společnosti ELO Digital Office Karl Heinz Mosbach. Jsou zde sepsány výhody a konkrétní přínosy jednotlivých aspektů, které jsou součástí implementace ECM systémů v této oblasti.

Destruktivní digitalizace je rozšířený pojem. Co přesně ale tento pojem znamená? Zabývali jsme se hlavními otázkami, kdy, jak a také proč se destruktivní digitalizace provádí. Odpovědi na tyto otázky naleznete v článku.

Pokud s digitalizací nemáte žádné zkušenosti, mohou nastat oprávněné obavy svěřit své dokumenty (archiválie) k digitalizaci někomu jinému. Připravili jsme si pro Vás pár rad, které by Vám mohly pomoci..

Celý průběh digitalizace, začínající od prvního setkání a konče odevzdáním původních materiálů, je rozdělen do sedmi kroků. Níže jsou detailně popsány jednotlivé etapy, kterými během procesu digitalizace typicky prochází naši klienti...

Elektronické podepisování smluv pomocí webové služby DocuSign, která je pohodlně propojená s ELO ECM Suite. Přesměrování na digitální podpis pouhým kliknutím...

Biometrický podpis, také se mu jinak říká viditelný digitální podpis. Tato metoda podepisování elektronických dokumentů je bezpečnější, jelikož umožňuje zápis jedinečných charakteristik podepisující osoby..

Datové schránky fungují jako běžné emailové schránky, ale se zabezpečením, které zajišťuje důvěryhodné doručení zpráv. Schránky slouží především ke komunikaci s orgány veřejné moci. Datová zpráva má stejnou hodnotu jako doporučený dopis. Zprávy se po 90 dnech ...

DMS/ECM jsou systémy, ve kterých je možné spravovat jakýkoliv obsah a interní procesy. Jak lze tyto systémy využít k digitální transformaci celé společnosti? Umožňují nám inteligentně řídit dokumenty, procesy, sdílení informací..

Archivace je zásadní pro informační management a poskytuje společnosti lepší kontrolu nad informacemi. Díky archivaci je jednodušší dokumenty najít a chránit je a udržovat po celou dobu jejich životního cyklu. Digitální archivace dat v rámci firem se týká ukládání, správy a uchovávání elektronických informací a dokumentů v rámci podnikatelského prostředí. Tento proces má za cíl ...

Pojem digitalizace a digitální transformace si často lidé pletou. Ačkoliv mají tyto dva pojmy společný základ stejné rozhodně nejsou. Digitalizaci ještě můžeme rozdělit na dvě základní úrovně, digitalizaci dokumentů a digitalizaci obchodních procesů....

OCR neboli Optical Character Recognition je systém, který se využívá na vytěžování dat. Vytěžování dat je klíčovou částí digitalizace. OCR je systém, který umožňuje z obrázku dokumentu získat text, se kterým lze dále pracovat ....

ICR (intelligent character recognition) je systém, který je využíván při vytěžování dat, což je klíčová část digitalizace. Systém nám umožňuje z obrázku dokumentu získat text a dále s ním libovolně pracovat, například kopírovat či vyhledávat .....

PSP neboli producer submission package. PSP balíčky jsou balíčky dat a metadat, které obsahují kompletní digitalizovaný dokument. Balíček obsahuje kompletní informace o digitalizovaném svazku. PSP balíček obsahuje soubor s informacemi o vzniku balíčku .....

VISK 7 neboli národní program digitálního zpřístupňování dokumentů, které jsou ohroženy degradací kyselého papíru. Jedná se o dotační program, který cílí na uchování národního a kulturního bohatství pro budoucnost. Cílem je záchrana a zpřístupnění dokumentů ....

Samotná digitalizace dokumentů zahrnuje více provázaných činností. Digitalizace není jen o skenování. Důležitým faktorem je kvalita a parametry digitalizovaných materiálů. Cena digitalizace se stanovuje zpravidla na základě zaslaných vzorků ...

Metadata jsou strukturovaná data, která poskytují informace o primárních datech, v tomto případě o datech v digitalizovaných dokumentech. Ve zkratce můžeme tedy říct, že to jsou data o datech. Metadata jsou informace o různých souborech, nejen o obrázcích, ale také ...

Jak úspěšně implementovat ECM systém ve firmě? O tom pojednává následující článek. Zavedení nových technologií nemusí být procházka růžovým sadem. Nicméně sepsali jsme pár záchytných bodů, které Vám se zavedením ECM systémů mohou pomoci...

OCR (optical character recognition) a ICR (intelligent character recognition) systémy se využívají na vytěžování dat, což je klíčová část digitalizace. Tyto systémy nám umožňují z obrázku dokumentu získat text a dále s ním pracovat, například kopírovat či vyhledávat. Oba systémy jsou si podobné. Hlavním rozdílem je účel těchto systémů...

Samotná digitalizace jako pojem přináší nespočet výhod. Ovšem pokud se jedná o digitalizaci formou služby, tedy dodavatel skenuje dokumenty zákazníkovi, přináší další benefity. Ptáte se, jaké to mohou být? Vybrali jsme pro Vás 7 výhod, proč spolupracovat v digitalizaci formou outsourcingu, např. s EXONem.

Digitalizace kulturního dědictví v posledních dvou dekádách zažívá nebývalý rozvoj. Vzniká velké množství iniciativ a programů, které mají za cíl digitalizovat historické dokumenty vedoucí ke zrodu velkého objemu digitálního obsahu. To je bezpochyby dobrá zpráva pro badatele a širokou veřejnost, kterým se zjednodušuje přístup k archiváliím, který je...

U většiny firem jsou procesy schvalování, nejen objednávek, stále v papírové formě. Pojďme se v krátkosti podívat na typický příklad, jakým způsobem lze schvalovat žádosti o objednávky digitálně, na příkladu našich zákazníků...

Ze zákona je nutné archivovat účetní doklady a dokumenty po určitou dobu. Jak dlouho uchovávat faktury, to je otázka, na kterou se nás často ptáte. Dali jsme dohromady jednoduchý přehled s délkou archivace vybraných dokladů. Zaměřujeme se na digitální svět. V dlouhodobé archivaci nám může pomoci důvěryhodného úložiště....

Personalistika (HR) je obecně velice náročná na dokumenty. Ať má firma zaměstnanců 5 nebo více než 2 tisíce. Osobní složky zaměstnanců jsou plné informací, které musíme uchovávat, třídit, aktualizovat a často nezapomenout na důležitá data, jako konce smlouvy apod. V tomto nám může pomoci digitalizace personalistiky. Jak? V článku si rozebereme na příkladu HR archivu jedné společnosti ...

Společnost ELO Digital Office Africa zveřejnila článek, ve kterém popisuje 5 hlavních důvodů, proč zavést ECM systém ve firmě či instituci. Ačkoliv původ článku je z jihoafrického Johannesburgu, splňujeme tyto výhody samozřejmě i v našem prostředí ....

Vytěžování dokumentů, převážně faktur, je stále aktuální téma. i v roce 2020. A pravděpodobně tu s námi vytěžování ještě nějaký čas bude. Digitalizace sice postupně ve společnosti nabírá na síle, nicméně praxe naznačuje ještě hodně let, než všichni budeme komunikovat pouze elektronicky. Pojďme se mezitím ohlédnout na typy dokumentů, které...

DMS (document management system), nebo se používá zkratka - ECM – Enterprise Content Management, nebo také pojmy digitální kanceláři, bezpapírová firma či paperless office. Připravovali jsme webinář na benefity digitální kanceláře DMS/ECM. Pojďme se podívat na ty největší výhody, které jsme pro vás vybrali z pohledu naší společnosti EXON.